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Você sabe o que é uma matriz de prioridades? A gente te ensina!

por Anna Cotia - Instituto PROA20 de agosto de 2020

O que é uma Matriz de Prioridades? 

A sensação de que tudo é importante e precisa ser feito na hora não sai de você? 

Se sente perdido e afogado nas tarefas, por que tem um tempo limitado para fazê-las?  

A Matriz de Prioridades pode ajudar a sair do sufoco. 

A matriz de priorização é uma ferramenta fácil de ser usada e de simples entendimento, te ajuda a ordenar projetos, chamados, processos e tudo o que você queira, distinguindo o que é mais importante se baseando em critérios relevantes. 

Ela é feita, normalmente, em formato de tabela, mas também pode assumir a forma de gráfico ou quadrante. Tudo depende de como você prefere visualizar as informações.

A matriz foi criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, em 1981, por isso também pode ser chamada de Matriz Kepner Tregoe. Geralmente a matriz de prioridades pode trabalhar em conjunto com outros métodos de gestão de qualidade, na fase de planejamento. 

 

Variações da matriz

Existem diversas variações da matriz de prioridades, mas a mais utilizada é a matriz GUT. 

Os aspectos analisados nessa variação de tabela são: Gravidade, Urgência e Tendência, e é daí que vem o nome GUT, que é uma sigla, portanto, representados, pela letra inicial de cada palavra.

Tendo como referência esses três aspectos, são dadas notas de 1 até 5 em cada uma das características, e depois é feita a multiplicação para ver quais são as prioridades.

Notas de prioridades

Nota 5- Extremamente grave e urgente. Se não resolvido a piora será imediata. 

Nota 4- Muito grave e muito urgente. Vai piorar a curto prazo. 

Nota 3- Grave, urgente e vai piorar a médio prazo.

Nota 2- Pouco grave, pouco urgente e vai piorar a longo prazo.

Nota 1- Não é grave e nem urgente e não traz prejuízos. 

 

Como analisar e dar as notas?

Gravidade: É necessário avaliar o quão sério é o problema e como ele afeta a organização e as pessoas, a curto e a longo prazo. 

Urgência: De acordo com a gravidade, é analisado em quanto tempo o problema precisa ser resolvido para não se agravar.

Tendência: É o potencial que o problema tem de se agravar, prejudicando os processos. 

A matriz de prioridades é simples de ser usada, é útil em qualquer momento na organização. Pode ser adaptada para necessidades específicas e é fácil de ser integrada com outras ferramentas de organização. 

Então agora é sua hora de montar sua matriz de prioridade e organizar sua rotina. Não esqueça de deixar aqui nos comentários suas dicas para outras formas de aplicar a matriz e contar em qual momento essa ferramenta te ajudou! 

 

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